Любой товар народного потребления попадает на прилавки магазинов не напрямую с конвейера промышленного предприятия, а пройдя цепочку посредников, каждый из которых реализует различные объемы и имеет отличные территориальные границы деятельности. По отношению к более вышестоящему звену цепи любой продавец будет являться покупателем, а само это звено определится как поставщик.
Участники торговых отношений на оптовом и мелкооптовом рынках преимущественно являются юридическими лицами, а, следовательно, любые взаимоотношения между ними оформляются договором, в котором устанавливаются все значимые для сторон моменты. К таким обстоятельствам может быть отнесен, например, возврат товара ненадлежащего качества поставщику и необходимый порядок оформления такой операции (порядок оформления претензии, ее рассмотрения и удовлетворения).
Поставки товаров могут иметь различный характер и, как следствие, требуют индивидуального подхода к разрешению конфликта сторон. Так, например, возможны ситуации:
- при заключении сторонами договора купли-продажи партии товара, его оплата производится по факту приемки и требует компенсации при выявлении образцов товара ненадлежащего качества;
- при оформлении агентского договора, права на товар не переходят к конечному продавцу, который получает вознаграждение только за его продажу, а раз так, то и компенсировать ущерб ему не нужно, достаточно просто выполнить возврат образца, не соответствующего условиям договора и получить замену.
Причина возникновения претензии
Претензия представляет собой письменное изложение несоответствий оговоренным условиям взаимоотношений, выявленных в процессе приемки, хранения или реализации товара, полученного от поставщика. В зависимости от характера заключенного договора, в качестве нарушения может быть идентифицировано следующее:
- Поставка образца товара ненадлежащего качества (например, повреждение двери, выявленное при визуальном осмотре очередной партии).
- Нарушение целостности упаковки, нарушающее условия транспортировки и хранения и способное привести или приведшее к нарушению товарного вида изделия (например, картонная защита углов двери была нарушена или отсутствовала, в результате чего произошло истирание материала о поверхность при перевозке).
- Не выполнена поставка сопроводительной документации, включая паспорт или эксплуатационную документацию (например, в комплекте поставки двери отсутствует инструкция по уходу и содержанию за поверхностью, что может быть классифицировано потребителем как существенный недостаток и будет выполнен возврат товара).
- Выполнена поставка неукомплектованного товара (например, если в состав двери входят элементы коробки и наличники).
- Продукция поставлена с нарушением срока по необъективным причинам.
- Партия имеет несоответствие по количеству экземпляров или ассортиментному ряду продукции.
Оформление выявленных недостатков
Следующим шагом после обнаружения недостатков поставки является оформление соответствующего Акта, к которому предъявляются следующие требования:
- Должна быть указана фактическая дата и место комиссионной приемки партии продукции.
- Следует указать состав комиссии, в том числе должности и ФИО.
- Необходимо отразить реквизиты документов формализующих отношения сторон – товарно-транспортной накладной и договора поставки.
- Оформляется перечень изделий ненадлежащей формы, размера, качества, ассортимента или с иными недостатками, подлежащих возврату поставщику, замене или дополнительной комплектации.
- Формируется заключение эксперта, если это необходимо для объективного установления признаков ненадлежащего качества, которые не могут быть установлены визуально и требуют специальной подготовки и знаний.
- Указывается перечень требований к поставщику, в том числе по обмену, дополнительной поставке или возврату денежных средств.
- Ставятся личные подписи и комментарии членов комиссии по существу рассматриваемого вопроса.
Важным требованием к комиссионному заключению в форме Акта является его скорейшее оформление после выявления признаков товара ненадлежащего качества, комплектации или ассортимента, причем дата уведомления поставщика должна совпадать с датой составления документа.
Оформление претензии
Претензионное заявление является единственным документом, позволяющим урегулировать конфликтную ситуацию, возникшую между поставщиком и заказчиком оптовой партии товаров в досудебном порядке. Чтобы разногласия смогли быть разрешены претензия должна быть оформлена с соблюдением следующих формальных признаков оформления образца:
- Должны быть указаны полные и достоверные данные адресата и отправителя заявления (в том числе, юридическое наименование, фактический адрес местоположения, регистрационные данные, коды ОКАТО, ИНН, ОГРН и т.п., а также ФИО и должности руководителей субъектов отношений).
- Подробная информацию о договоре, включающая в себя дату, место заключения, номер документа по реестру.
- Конкретный перечень претензий, соответствующий замечаниям, указанным в комиссионном Акте приема-передачи товаров, отражающем выявленные недостатки, в том числе:
- ненадлежащее качество, количество, ассортимент, сроки поставки;
- неполная комплектация;
- отсутствие сопровождающей документации и т.п.
- Полный перечень требований к поставщику, например, включающий в себя следующие требования:
- выполнить возврат средств за партию изделий ненадлежащего качества подлежащую утилизации и издержек по их транспортировке, хранению и уничтожению;
- укомплектовать оставшуюся партию недостающей фурнитурой и паспортами на изделие;
- выполнить возврат денег, уплаченных эксперту, участвовавшему в приемке (прилагается копия платежного документа).
Приведенный образец требований не является исчерпывающим и может быть дополнен или сокращен.
- Если претензия включает в себя ряд финансовых требований должен быть представлен их перечень с указание сумм по пунктам и итога, подлежащего возврату.
- Следует указать сроки удовлетворения претензии и обоснование такой продолжительности в соответствии с Законом или договором.
- Необходимо указать перечень сопроводительных документов (например, заключение эксперта, банковский документ об оплате экспертной оценки, Акт приема-передачи и пр.).
- Заявление должно быть подписано полномочным должностным лицом, с указанием даты составления, соответствующей дате отправки. При наличии фирменной печати, она должна быть проставлена и перекрывать, не менее чем наполовину, подпись руководителя.
Рассмотренный в качестве примера образец, может и должен быть дополнен в зависимости от конкретных условий.
Передача претензии
Для возможности использования претензии в качестве доказательства в суде она должна быть передана одним из следующих способов:
- Вручена непосредственно ответственному представителю контрагента, при этом на 2-м экземпляре заявления должна быть получена подпись о получении, а также входящий номер, согласно регистрационного реестра.
- Оставлена в офисе на столе ответственного представителя, при отказе от приемки заявления. Факт передачи подтверждается подписью и соответствующим пояснением свидетеля, с указанием его паспортных данных на 2-м экземпляре.
- Отправлена по почте с обратным уведомлением, которое является официальным подтверждением вручения в суде.
Если по истечении указанного в тексте заявления срока рассмотрения, исчисляемого с момента вручения, возврат денежных средств и иные законные требования не будут удовлетворены следует переходить к разрешению конфликта с участием органов правосудия. Для этого оформляется соответствующий иск и инициируется судебное разбирательство.
