Письмо или заявление о возврате продукции поставщику, как и любое другое должно содержать информацию о личности корреспондента, а также данные того кому оно адресовано. Возврат товара хлопотное дело, как для получателя, так и для поставщика.
Такая форма обращения отличается от жалобы тем, что заявитель не требует восстановить ущемленные права. В этом случае возврат товарно-материальных ценностей осуществляется по просьбе получателя по причине устранения недостатков, допущенных производителем или поставщиком.
Этапы возврата товаров
Если полученная от поставщика продукция не устраивает получателя по тем или иным причинам, то его необходимо правильно вернуть или заменить. Для этого нужно уведомить поставщика общепринятыми взаимоотношениями между организациями и юридическими лицами. Во-первых, необходимо обговорить условия возврата товара с поставщиком в телефонном режиме. Во-вторых, для подтверждения своего намерения вернуть или обменять продукцию необходимо написать письмо в адрес поставщика.
Письменная форма обращения к поставщику о выполнении договорных обязательств очень важный момент при обмене изделий или расторжении сделки купли-продажи. Получение уведомления о возврате изделий покупателем обязывает выполнить продавца ряд процедур. Так со дня входящей корреспонденции о возврате поставки начинается отсчет установленных сроков для выполнения поставщиком следующих действий:
- Принятие возвращенных товарно-материальных ценностей;
- Письменное уведомление о наличии встречных претензиях с мотивацией этих возражений;
- Начало отсчета времени по штрафным санкциям;
- Прочих процедур, связанных с возвратом отгруженной партии изделий.
При составлении письма есть ряд важных факторов, которые обязательно нужно учесть. Об этом мы расскажем ниже.
Обстоятельства, которые принуждают к возврату продукции
В письме, адресованном поставщику, необходимо изложить все факторы и несоответствия, ставшие причиной неудовлетворения и повлекшие прибегнуть покупателя к возврату товара. Они могут быть самые разные:
1. Несоответствие товара договорным характеристикам. Это значит, что полученные изделия не отвечают условиям, описанным в договоре к поставляемой продукции:
- Сорт;
- Наименование;
- Комплектация;
- Количество;
- Технические характеристики и так далее.
Этот перечень может быть продолжен на основании требований договора поставки.
2. Продукция имеет существенные дефекты, которые не позволяют ее использовать по назначению. Это могут быть допущенные нарушения при изготовлении, которые повлекли брак, или причинение деформации, поломки в процессе транспортировки транспортом поставщика.
3. Товар может быть возвращен по обоюдному согласию партнеров, если он не стал востребованным покупателем после его поставки. Такая процедура возврата возможна только с согласия поставщика.
Официальный ответ на письмо от поставщика
Поставщик после получения письма от получателя товара с уведомление о возврате товарно-материальных ценностей обязан написать ответное письмо. Оно может уведомить получателя о дальнейших действиях поставщика: на согласие или обоснованный отказ о принятии поставки назад. Если стороны не могут договориться, то спор решается в судах соответствующей юрисдикции.
Ниже приведен пример писем о возврате полученного товара.
Образец письма возврат товара поставщику
Исх. №_____ от «___»_________ 201_г. Руководителю _______________________________
(наименование предприятия Поставщика)
___________________________________________
(ФИО руководителя предприятия Поставщика)
Между нашим предприятием — ________ «___________» (далее — «Покупатель») и Вашей организацией ________ «__________» (далее — «Продавец») был заключен договор на поставку партии товара №________ от «___»_________ 201_ года (далее – «Договора»). На основании п. ___ вышеуказанного договора Продавец, обязался передать Покупателю товары в ассортименте, количестве и качестве, изложенных в Приложении N 3 к Договору.
В приложении в отношении товара указано следующее: _____________________________________________________________________________; _____________________________________________________________________________; _____________________________________________________________________________.
Но «___»_________ 201_г. полученная нашим предприятием, продукция согласно Договора, поставлена в ассортименте,который не полностью соответствует указанному выше Приложению.
Нашему предприятию были поставлены следующие товары, которые соответствует условиям Договора,: _____________________________________________________________________________ ; _____________________________________________________________________________; _____________________________________________________________________________.
А также другая подукция с такими нарушениями: _____________________________________________________________________________ ; _____________________________________________________________________________; _____________________________________________________________________________. ____________________ , что условиям договора не соответствует.
В соответствии с подписанным Договором и законодательством РФ, если Продавец передал Покупателю наряду с товарами, ассортимент которых соответствует договору поставки, другие изделия с нарушением описанных в договоре требований, то Покупатель вправе потребовать замены несоответствующей продукции на товары, предусмотренные в договоре.
Таким образом, просим заменить товар, не соответствующий ассортименту в соответствии с Договором, на товар, соответствующий ассортименту, указанному в Приложении.
С уважением!
Руководитель:
___________________________ ___________/___________
Письмо регистрируется с присвоением исходящего номера и подписывается руководителем предприятия, возвращающего продукцию. Виза руководителя обязательно должна быть подтверждена печатью. Письмо отправляется по почте с уведомлением о доставке либо курьером. Курьер должен вернуть копию письма с № входящего документа у Поставщика, даты получения и подписи сотрудника предприятия, кому оно было вручено.
